Dla koordynatorów:

Najważniejszym dokumentem przygotowywanym przez koordynatora z punktu widzenia zarządzania projektem jest comiesięczne elektroniczne sprawozdanie z realizacji działań przesyłane do Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Ze sprawozdaniem powiązane jest wypełnianie dziennika koordynatorskiego, który powinien odzwierciedlać informacje przekazywane w sprawozdaniu.

Na chwilę obecną (choć może się to zmienić - jesteśmy w końcu we wdrożeniu) na potrzeby organizacji pracy, Koordynatorki/Koordynatorzy powinni wypełniać dziennik. Dziennik został w taki sposób przygotowany, aby jedna para tworzyła jeden Dziennik - biorąc pod uwagę, że działania realizują wspólnie. Jednocześnie mogą dodawać oddzielne wpisy wskazując, który Koordynator w danym przypadku był zaangażowany.  Czy dziennik koordynatora musi być wypełniany ręcznie? Czy może być elektronicznie? Może być prowadzona dokumentacja elektroniczna, ale zalecamy drukowanie opracowanego dziennika raz w miesiącu (po jego zamknięciu) i przechowywanie dokumentacji w przeznaczonym do tego przygotowanym segregatorze.

Inne dokumenty przechowywane przez koordynatorów:

• zgody na udział w roli osoby wspierającej (schoolworkera) lub osoby wspieranej
• kontrakty między osobami uczniowskimi
• wszelka inna dokumentacja podejmowanych działań (raport z badania klimatu, inne raporty badawcze, notatki powiązane z realizacją projektu, dokumentacja zdjęcia wydarzeń projektowych).

Dla schoolworkerów:

W przypadku schoolworkerów przede wszystkim prosimy o prowadzenie dziennika schoolworkera. Zwracamy przy tym uwagę, aby dane tam wpisywane były jak najbardziej ogólne i nie umożliwiały identyfikacji osoby wspieranej (prosimy zaznaczyć uczniom, aby najlepiej wpisywali inicjały - w tym zakresie wprowadzimy zmiany w dziennik wsparcia rówieśniczego opisanym w przewodniku dla schoolworkerow). Przede wszystkim istotne jest, aby osoba uczniowska prowadząca dziennik mogła wrócić pamięcią do przeprowadzonego spotkania, jeśli będzie to konieczne.

Dobra praktyka! Zaproponujcie swoim osobom schoolworkerskim stworzenie segregatorów wsparcia rówieśniczego, w których będą mieli swoje dzienniki oraz wszelkie materiały merytoryczne otrzymane od Was w czasie warsztatów, szkoleń i spotkań. Taki segregator może ich wspierać, ale ważne, aby dbali o to, aby jakiekolwiek informacje zawarte w ich notatkach nie zostały udostępnione osobom postronnym.

Kontrola, jeśli będzie miała się odbyć, będzie przede wszystkim sprawdzać prawidłowość oznakowania prowadzonego w szkole (szczegółowa informacja o tym w pytaniu poniżej). Może też chcieć zapoznać się z dziennikiem koordynatorskim. Jednak wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe uczniów i uczennic nie będą wchodziły w zakres kontroli.

Na marginesie należy zauważyć, że wszelkie informacje o działaniach monitorujących i kontrolnych będą Państwu przekazywane z odpowiednim wyprzedzeniem.

Prosimy zwrócić uwagę, że na wejściu do szkoły powinna znaleźć się “tabliczka” z informacją o finansowaniu projektu peer support. Wzór tabliczki (uwaga! wydruk kolorowy!). Jednocześnie w przestrzeni szkoły, w szczególności w miejscu, gdzie prowadzone są rozmowy wspierające (jeśli takie miejsce macie wydzielone), prosimy powiesić plakat, otrzymany od nas na szkoleniach wprowadzających. Jeśli plakaty się Wam “skończyły”, proszę napisać informację do zespołu Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji: peer_support@frse.org.pl

• Jak długo trzeba zgłaszać? Czy 3 dni L4 już wymaga zgłoszenia?

Informuj o nieobecności tak szybko, jak to możliwe pod adresem: peer_support@frse.org.pl. Z perspektywy formalnej: zazwyczaj każde L4 wpływające na realizację harmonogramu projektu musi być zgłoszone do zespołu Ekspertów Merytorycznych FRSE niezwłocznie. Krótkie zwolnienie (3-5 dni) nie wpłynie na podejmowane i realizowane zadania, ale dłuższa nieobecność, w szczególności w okresie składania sprawozdania z realizacji działań, wpływa na możliwość wypłacenia stypendium.  Nieobecność Koordynatora/-ki wynikająca z przebywania na długotrwałym zwolnieniu lekarskim (ponad dwa miesiące) skutkuje rozwiązaniem umowy; wiąże się także z potrzebą znalezienia zastępstwa i podpisaniem umowy z nowym koordynatorem, aby szkoła mogła dalej uczestniczyć w projekcie. Stąd prośba o szybką komunikację zwolnień do zespołu Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.

Tak, uzyskanie pisemnej zgody od rodziców lub opiekunów prawnych jest wymagane dla uczniów i uczennic, którzy chcą być wspierani w ramach programu Peer Support. Jeśli program został wpisany do programu profilaktyczno-wychowawczego dodatkowa zgoda nie jest wymagana, jednak warto zwrócić się do rodziców z informacją o tym, że ich dziecko ma być objęte programem w roli osoby wspieranej (w przypadku niepełnoletnich osób uczniowskich). Taka przejrzystość komunikacyjna, daje rodzicom szerszą wiedzę na temat różnych rodzajów wsparcia, które zapewniane są ich dzieciom w placówce. Jednocześnie rodzice mają realną możliwość zgłoszenia braku swojej zgody. Zgodnie z informacją z “Przewodnia po Metodzie”: “W przypadku braku zgody rodzica na udział dziecka w programie (w jakiejkolwiek roli), odmowę należy przekazać do wiadomości wychowawcy klasy lub pedagoga szkolnego w formie papierowej, pisemnej lub przez e-dziennik w terminie ustalonym przez placówkę”. -> Wzór dokumentu zgody

Ze względów bezpieczeństwa danych osobowych i zachowania ciągłości przechowywania dokumentacji projektowej zalecamy, aby kontrakty były przechowywane przez koordynatora szkolnego w ramach dokumentacji działań, a jednocześnie dokumentacji działań projektowych.

Zgodnie z informacją w przewodnika po Metodzie (str. 30): Spotkania odbywają się raz w tygodniu podczas jednej z dłuższych przerw i trwają maksymalnie 15–25 minut. Każdy schoolworker ma obowiązek prowadzenia rejestru spotkań. Podstawowe założenia czasowe realizacji wsparcia przez schoolworkera: czas wsparcia to okres maksymalnie 6 tygodni. Spotkania raz w tygodniu, w terminie wybranym wspólnie przez schoolworkera i osobę otrzymującą wsparcie. Czas rozmowy to maksymalnie 25 minut.

Tak sformułowany opis w przewodniku ma dać koordynatorom szkolnym, a także schoolworkerom, szansę na jak największą elastyczność udzielanego wsparcia. 6 tygodni to nie to samo co 6 spotkań. Czas wsparcia (6 tygodni) jest określony jako MAKSYMALNY, co oznacza, że wsparcie może trwać krócej, ale nie zaleca się, aby trwało dłużej.

Opiekun rozmawia z każdą osobą uczniowską osobno, dbając o atmosferę akceptacji, a nie oceniania. Może wyjść od tego - „To super, że się polubiliście – wspieranie siebie często zbliża ludzi. Jednak, żeby pomoc rówieśnicza działała dobrze, musi być bezstronna. Dlatego od dzisiaj w sprawach szkolnych pomoże Ci inna osoba, jeśli chcesz a Wy możecie dbać o swoją prywatną relację, już bez obowiązków schoolworkerskich”.

Co jest w tym ważne: zdejmujemy obowiązki schoolworkerskie, chronimy obie strony przed pomieszaniem ról „schoolworkera” i „partnera”, uczeń-wspierany nadal może korzystać z pomocy w ramach metody, ale od kogoś, kto zachowuje dystans potrzebny do wsparcia, uczniowie nie czują się winni – uczucia są naturalne.

Temat jest bardzo ważny, warto o nim porozmawiać również przy okazji szkoleń wprowadzających. Wyjaśnić młodzieży, że rozdzielanie ról ma znaczenie ze względów na potencjalne uwikłanie i przeciążenia emocjonalne, które mogą być wywołane taką sytuacją. Już na etapie wprowadzenia, uwrażliwiajmy młodzież, aby w sytuacji “rozwinięcia się” relacji, informowali o tym fakcie koordynatora szkolnego.

Aktualnie pracujemy nad stworzeniem forum wymiany doświadczeń dla wszystkich koordynatorów szkolnych, biorących udział w projekcie. 

Polecamy także korzystanie z utworzonego w tym celu “padleta”, który jest dostępny pod tym linkiem (zachęcamy zarówno do dodawania wpisów o działaniach/dobrych praktykach jak i inspirowania się i czerpania z tej bazy): https://padlet.com/aniaannade/peer-support-aykocdiw9b77jfad

W sprawozdaniu prosimy opisywać wyłącznie działania, które zostały podjęte w danym miesiącu. Jeśli działania w danym zakresie nie były prowadzone - jest to w porządku. Można wówczas zaznaczyć, że działanie nie było realizowane w danym okresie sprawozdawczym.

Program nie przewiduje dodatkowych środków na organizację wyjazdów schoolworkerów, organizowanych przez Koordynatorów i Liderów Merytorycznych. Mogą natomiast organizować takie spotkania korzystając z zasobów zaangażowanych szkół. 

Jednakże w projekcie, zostały zaplanowane wyjazdy sieciujące dla schoolworkerów, odbywające się w regionach, organizowane przez realizatorów projektu – szczegóły przekażemy po zaakceptowaniu warunków przez Instytucję Zarządzającą.

Sprawdźcie wspólnie ze schoolworkerami, czy kluczem do wysokiego zaangażowania może być przejście od modelu "zadania do wykonania" do modelu "poczucia wpływu"? Warto z nimi sprawdzić, czego młodzi potrzebują i podążać za tym, co mówią i czego im brakuje, a co już mają. Zaproponujcie im dialog, dyskusję, przestrzeń do wyrażenia siebie. 

Pytania do dyskusji:

• Czy Schoolworkerzy czują, że ich rola jest wyjątkowa i ważna? W jakim zakresie tak? W jakim zakresie nie?
• Czy mają poczucie współdecydowania? Czy ich zdaniem angażowanie młodzieży w proces rekrutacji kolejnych roczników oraz w projektowanie promocji może sprawić, że poczują się oni "właścicielami" projektu, a nie tylko jego wykonawcami? 
• Czy są gotowi i chętni na wyróżnienie ich (np. poprzez identyfikatory, uroczyste powołanie)? Jeśli mają obawy? Jakie są Wasze obawy?
• Czy czują, że mają bezpieczny system wsparcia w waszej szkole? Jeśli nie, to czego potrzebują? 
• Czy ich zdaniem uczniowie chętniej biorą udział w projekcie, gdy wiedzą, że nie zostaną sami z trudnymi sprawami?
• Regularna superwizja i jasny schemat przekazywania spraw dorosłym koordynatorom ("bezpiecznik") to podstawa partycypacji. Jak oni to widzą? 
• Czy czują, że są wypuszczeni do samodzielnych działań, jeśli nie są gotowi? Co oznacza dla nich “bycie gotowymi”.
• Jak przeprowadzać kolejne rekrutacje, żeby były skuteczne a osoby zrekrutowane aktywne w działaniach? 

Pamiętaj, że Oferowanie warsztatów np. z zakresu komunikacji, empatii czy samoregulacji jest dla uczniów realnym zyskiem rozwojowym, który przyciąga do projektu. 

Poniżej znajdziesz inspiracje do wykorzystania, jako strategie włączające młodzież. Przy czym warto pamiętać, że najważniejszym narzędziem wzmacniania partycypacji młodych jest (jak wspomniano na wstępie) - dialog i słuchanie.

• “STRATEGIE WŁĄCZAJĄCE MŁODZIEŻ. Poradnik dla instytucji, które nie chcą pracować dla młodzieży, tylko wraz z młodzieżą”; https://www.kulturalna.warszawa.pl/pi/122823_1.pdf
• “Jak angazować uczniów i uczennice w działania na rzecz społeczności lokalnej”; https://uczotwartosci.ceo.org.pl/wp-content/uploads/sites/4/2021/09/ceo-wychowanie_to_podstawa_cz5.pdf
• “Skuteczna praca z młodzieżą Przewodnik po partycypacji młodzieży” https://partycypacjaobywatelska.pl/bundles/partycypacjamain/uploads/pdf/Skuteczna_praca_z_mlodzieza.pdf
• “Szkoła demokracji. Praktyczny poradnik o współdecydowaniu w szkole.” https://szkolademokracji2020.ceo.org.pl/upload/material/szkolademokracjipraktycznyporadnikowspoldecowaniuewszkole.pdf

“Jak utrzymać zaangażowanie młodzieży?” https://www.youtube.com/watch?v=divr5vT0Fag

W części szkół biorących udział w projekcie peer support odchodzi się od tradycyjnych gabinetów na rzecz bardziej dostępnych, nieformalnych przestrzeni funkcjonujących jako „trzecie miejsca”, bliskie codziennemu życiu uczniów. Są to np. „Pokoje Mocy” lub strefy chilloutu, czyli specjalnie zaaranżowane pomieszczenia sprzyjające spokojowi i rozmowie, wyposażone w miękkie siedziska, dywany i ciepłe oświetlenie. 

Innym rozwiązaniem są „wyspy wsparcia” na korytarzach, gdzie schoolworkerzy są obecni podczas przerw i dostępni w sposób naturalny, bez konieczności wcześniejszego umawiania się. Wsparcie odbywa się także w bibliotekach i świetlicach, gdzie uczniowie spędzają czas w mniej formalnej atmosferze. Wszystkie te przestrzenie powinny jednocześnie umożliwiać dyskretny nadzór nauczycieli lub wyznaczonych pracowników szkoły, tak aby zapewnić bezpieczeństwo i możliwość reagowania w razie potrzeby, przy zachowaniu swobodnego i nieformalnego charakteru kontaktu.

Celem ewaluacji szkolnej w ramach Metody Peer Support jest zbieranie informacji o przebiegu wdrożenia programu w konkretnej placówce oraz poddawanie ich refleksji, co ma służyć lepszemu dostosowaniu narzędzi do unikalnej sytuacji danej szkoły. (s.71)

Ewaluacja szkolna koncentruje się na odpowiedzi na cztery kluczowe pytania:

• W jakim stopniu wdrożenie Metody pomogło w realizacji postawionych celów?
• Jakie czynniki (materialne, organizacyjne, kompetencyjne) sprzyjały realizacji tych celów?
• Jakie czynniki utrudniały ich osiągnięcie?

Jakie kroki można podjąć wewnątrz szkoły, aby Metoda była skuteczniejsza? (s.71)